Wir schützen Ihre Privatsphäre und Ihre privaten Daten. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre Personendaten in Übereinstimmung mit dem Inhalt der vorliegenden Datenschutzbestimmungen sowie den anwendbaren Datenschutzvorschriften, insbesondere dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). In den vorliegenden Datenschutzbestimmungen wird geregelt, welche Personendaten wir über Sie erheben, verarbeiten und nutzen. Wir bitten Sie daher, die nachfolgenden Ausführungen sorgfältig durchzulesen.
Kontakt
VRM Services AG
Geschäftsführung
Oberwiesenstrasse 2
8304 Wallisellen
info@vrmservices.ch
Begriffe und Rechtsgrundlagen
Begriffe
„Personendaten“ sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Eine betroffene Person ist eine Person, über die Personendaten bearbeitet werden.
Daten umfassen alle Informationen, unabhängig ob sie sich auf Personen (Personendaten), Betriebe oder auf Anderes beziehen.
„Bearbeiten“ umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Aufbewahren, Bekanntgeben, Beschaffen, Erheben, Löschen, Speichern, Verändern, Vernichten und Verwenden von Personendaten.
Unter „Betrieb“ werden unabhängig der Rechtsform alle organisatorischen Einheiten (inkl. Einzelpersonen) oder Teile von solchen Einheiten (Betriebsteile) verstanden, welche überwiegend Baunebengewerbe tätig sind, z.B. AG, GmbH, Kollektiv-/Kommanditgesellschaft, Zweigniederlassung, Einzelunternehmen, Filiale, Arbeitsgemeinschaft.
Rechtsgrundlagen
Daten werden im Einklang mit dem schweizerischen Datenschutzrecht wie insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), der Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG), dem Berufsvorsorgegesetz und seinen Verordnungen sowie anderen im Einzelfall anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorgaben aus weiteren Gesetzen bearbeitet.
Wichtigste Akteure und ihre Aufgaben
Die Stiftungen Vorruhestandsmodell Maler-Gipser und Gebäudehülle, nachfolgend „VRM-Stiftungen“
Die VRM-Stiftungen sind für den Vollzug des GAV-VRM im entsprechenden Gewerbe zuständig. Der Stiftungsräte der Stiftungen setzen sich aus Vertretern der an den GAV-VRM Maler-Gipser sowie Gebäudehülle beteiligten Arbeitgeber- und Arbeitnehmenden-Organisationen zusammen.
Unter den Vollzug fallen insbesondere die folgenden Kernaufgaben: Sie erheben bei unterstellten Betrieben auf der Basis der Lohnmeldungen Beiträge, entscheiden über die Rentengesuche von Arbeitnehmenden, führen das Inkasso für alle Ausstände durch, zahlen Vorruhestandsleistungen sowie Sparbeiträge aus und entscheiden über Renten-/Unterstellungsrekurse bzw. führen weitergehende Prozesse in diesem Zusammenhang.
Für alle genannten Tätigkeiten sowie weitere, in Zusammenhang mit der Durchführung und Geschäftsführung stehenden Aufgaben, wurde von den VRM-Stiftungen die Durchführungsstelle VRM Services beauftragt.
Die Durchführungsstelle, VRM Services
Bei der Durchführungsstelle der VRM-Stiftungen sind insbesondere die Geschäftsführung, die Bereiche Leistungsfallmanagement, Finanzen, Controlling, Reporting, Inkasso/Betreibung von Sanktionen und Kostenüberwälzungen, Datenmanagement und interner IT-Support angesiedelt. Der Verwaltungsrat der Aktiengesellschaft setzt sich paritätisch aus Vertretern der beiden VRM-Stiftungen zusammen.
Die Mitarbeitenden der Geschäftsstelle erheben Daten und haben Zugriff auf Daten, welche für ihre Aufgaben erforderlich sind.
Nachfolgend werden die wichtigsten Vollzugsaufgaben im Rahmen der Durchführungsstelle dargestellt:
- Leistungsfallmanagement und Auszahlungen: Der Bereich Leistungsfallmanagement ist für die Leistungsfallbearbeitung sowie die Bezahlung von VRM-Leistungen zuständig. Der Bereich Leistungsfallmanagement tritt nach aussen einheitlich im Namen der VRM-Stiftungen auf.
Zu den Aufgaben dieses Bereichs zählen insbesondere folgende: Bearbeitung von Leistungsanträgen, Erstellen von Leistungs- und Ablehnungsentscheiden, Zusammenarbeit mit Pensionskassen, Auszahlung von VRM-Leistungen, Prüfung von Überverdiensten, periodische Überprüfung der Anspruchsberechtigungen auf Rente/Altersgutschriften, Reporting von festgelegten Daten an die VRM-Stiftungen sowie Umsetzung von speziellen Aufträgen der VRM-Stiftungen. Die Mitarbeitenden des Leistungsfallmanagements erheben Daten und haben Zugriff auf Daten, welche für ihre Aufgaben erforderlich sind. - Inkassostelle: Die Inkassostelle ist für das Beitragswesen (Beitragsfakturierung, Erhebung Verzugszinsen, Inkasso) zuständig. Die Inkassostelle tritt nach aussen im Namen der VRM-Stiftungen auf. Zu den Aufgaben der Inkassostelle zählen insbesondere: Einforderung und Erfassung von Lohnsummen der Arbeitnehmenden, Beitragskontrolle, Erhebung und Einforderung von Beiträgen, Durchführung von Inkassomassnahmen sowie Betreibungs- und Konkursverfahren, Reporting von festgelegten Daten sowie Umsetzung von speziellen Aufträgen der VRM-Stiftungen. Die Mitarbeitenden der Inkassostelle erheben Daten und haben Zugriff auf Daten, welche für ihre Aufgaben erforderlich sind.
- Stellenbewerbungen: VRM Services bearbeitet Personendaten über Bewerberinnen und Bewerber, soweit sie für die Einschätzung der Eignung für ein Arbeitsverhältnis oder für die spätere Durchführung eines Arbeitsvertrages erforderlich sind. Die erforderlichen Personendaten ergeben sich insbesondere aus den abgefragten Angaben, beispielsweise im Rahmen einer Stellenausschreibung. VRM Services bearbeitet im Übrigen jene Personendaten, die Bewerberinnen und Bewerber freiwillig mitteilen, insbesondere als Teil von Anschreiben, Lebenslauf und sonstigen Bewerbungsunterlagen.
Der Gimafonds sowie die Paritätische Landeskommission im Schweizerischen Gebäudehüllengewerbe (PLK GH) und die Familienausgleichskasse GEFAK Baselland (GEFAK BL)
Der Gimafonds, die PLK GH oder die GEFAK BL prüfen die Unterstellung von Betrieben unter den GAV des Maler- und Gipsergewerbes und den GAV des Gebäudehüllengewerbes, welche eine Unterstellung unter den GAV-VRM Maler-Gipser bzw. den GAV-VRM Gebäudehülle bedeutet. Der Gimafonds, die PLK GH oder die GEFAK BL beschaffen als Vollzugskoordination im Namen der Branche alle erforderlichen Informationen und notwendigen Dokumente zur Klärung der Unterstellung unter den GAV des Maler- und Gipsergewerbes bzw. den GAV des Gebäudehüllengewerbes. Bei unvollständigen Unterlagen oder bei inhaltlichen Unklarheiten nehmen der Gimafonds, die PLK GH oder die GEFAK BL mit der Unternehmung Kontakt auf und versuchen, die Sachlage zu klären.
Der Gimafonds, die PLK GH oder die GEFAK BL sind zuständig für die Durchführung von Unterstellungs- oder Arbeitgeberkontrollen. Die Daten für die Betriebsadministration werden regelmässig vom Gimafonds, der PLK GH oder der GEFAK BL an die Durchführungsstelle VRM Services übermittelt.
InkassoPool
Der InkassoPool ist die Inkassostelle für Berufs- und Vollzugskostenbeiträge bei Personalverleihern in der Branche. Die VRM-Stiftungen haben InkassoPool für das Inkasso von VRM-Beiträgen bei Personalverleihern beauftragt.
Zu den Aufgaben der Inkassostelle zählen insbesondere: Einforderung und Erfassung von Lohnsummen der Temporärbetriebe, Beitragskontrolle, Erhebung und Einforderung von Beiträgen, Durchführung von Inkassomassnahmen sowie Betreibungs- und Konkursverfahren, Reporting von festgelegten Daten sowie Umsetzung von speziellen Aufträgen der VRM-Stiftungen.
Informationssystem Allianz Bau (ISAB)
Der Paritätische Verein Informationssystem Allianz Bau (Verein ISAB) bezweckt, mit einer datenbankbasierten, elektronischen Plattform gesamtschweizerische Daten für den sozialpartnerschaftlichen GAV-Vollzug zentral zur Verfügung zu stellen. Die Vertragsparteien des GAV-VRM Maler-Gipser und des GAV-VRM Gebäudehülle sind Mitglied des Vereins ISAB und an ISAB beteiligt. Die VRM-Stiftungen hinterlegen in der ISAB-Datenbank Stammdaten von Unternehmungen sowie Daten zu deren Unterstellung, zum Abklärungsstatus und zu offenen Rechnungen der VRM-Stiftungen. Auf der Basis der von den VRM-Stiftungen und den GAV-unterstellten Betrieben erfassten Daten kann der Betrieb die GAV-Bescheinigung (Bestätigung, ob die anwendbaren GAV eingehalten sind oder nicht) abrufen und sogenannte ISAB-Cards für die Mitarbeitenden der Unternehmung bestellen.
Grundsätzliches zur Datenbearbeitung
Die VRM-Stiftungen bearbeiten Daten nur rechtmässig. Ist für eine Datenbearbeitung eine explizite Einwilligung nötig, wird diese vorgängig eingeholt. Eine einmal erteilte Einwilligung bleibt so lange gültig, bis sie widerrufen wird.
Der Zugang zu Personendaten wird nur soweit gewährt, als er zur Aufgabenerfüllung nötig ist und wird über Zugriffsrechte und Rollen geregelt. Unter Personendaten können auch Bestandes- und Kontaktdaten, Browser- und Gerätedaten, Inhaltsdaten, Meta- bzw. Randdaten und Nutzungsdaten, Standortdaten sowie Vertrags- und Zahlungsdaten fallen.
Die VRM-Stiftungen bearbeiten Personendaten nur so lange, als dies zur Aufgabenerfüllung, zu Beweiszwecken oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsvorgaben nötig ist.
Die VRM-Stiftungen lassen Personendaten auch durch Dritte bearbeiten. Die VRM-Stiftungen können Personendaten gemeinsam mit Dritten bearbeiten oder an Dritte übermitteln. Bei solchen Dritten handelt es sich insbesondere um spezialisierte Anbieter, an welche die VRM-Stiftungen gewisse Aufgaben auslagern. Diese Dritten sind ebenfalls verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten.
Die VRM-Stiftungen können Daten beispielsweise in einem Verwaltungssystem oder mit vergleichbaren Hilfsmitteln speichern. Sofern Daten über andere Personen an die VRM-Stiftungen übermittelt werden, sind die Stiftungen verpflichtet, den Datenschutz auch gegenüber solchen Personen zu gewährleisten sowie die Richtigkeit solcher Personendaten sicherzustellen.
Die VRM-Stiftungen bearbeiten ausserdem Personendaten, die sie von Dritten erhalten, aus öffentlich zugänglichen Quellen beschaffen oder bei der Ausübung ihrer Aktivitäten und Tätigkeiten erheben, sofern und soweit eine solche Bearbeitung aus rechtlichen Gründen zulässig ist.
Die Aufbewahrung von Daten erfolgt grundsätzlich mindestens so lange, als die Daten zur Erfüllung der Aufgaben oder Aufbewahrungspflichten, der Abwehr von ungerechtfertigten Ansprüchen sowie für Beweiszwecke notwendig sind.
Daten über Betriebe können entsprechend auch über deren Untergang und über Arbeitnehmende/Rentner über deren Tod hinaus aufbewahrt werden.
Datenerhebung und bearbeitete Daten in Bezug auf konkrete Aufgaben
Beitragswesen
- Erhebung von Daten
Zwecks Erfüllung ihrer Aufgaben, insbesondere zur Beitragserhebung (inkl. Verzugszinsen) und Rückerstattung, sowie zum Beitragsinkasso erheben die VRM-Stiftungen (Datenmanagement und allfällige weitere Einheiten der Geschäftsstelle) sowie die Inkassostelle Daten zu Betrieben insbesondere aus folgenden Quellen:
- Vom Gimafonds, der Paritätischen Landeskommission im Schweizerischen Gebäudehüllengewerbe, der Familienausgleichskasse GEFAK Baselland oder Betrieben zur Verfügung gestellte Informationen und Dokumente
- Webseiten/Internet
- Daten von Dritten wie SUVA, Berufskommissionen, Betreibungs- und Konkursämtern, AHV-Ausgleichsstellen, UID-/Handels-Register, Bonitätsauskunftsstellen
Die Lohnsummen der Arbeitnehmenden werden von den Betrieben selbst bei den VRM-Stiftungen gemeldet.
- Bearbeitete Betriebsdaten
Über die Betriebe werden üblicherweise unter anderem die folgenden Angaben erhoben und von den VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, bearbeitet:
- Stammdaten wie Firma, Adresse, UID, Niederlassungen und Kontakte
- Lohnsummen
- Daten zu Kontaktpunkten zur Stiftung sowie den externen Leistungserbringern
- Daten in Zusammenhang mit einer freiwilligen Unterstellung
- Daten zu Betreibungs- und Konkursverfahren
Leistungsfallmanagement
- Erhebung von Daten
Zwecks Erfüllung ihrer Aufgaben, insbesondere zur Beurteilung von Leistungsanträgen, Ausrichtung von Leistungen, Feststellung von Überverdiensten, Überprüfung der andauernden Leistungsberechtigung sowie zu Kontrollzwecken erheben die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, Daten zu Anträgen insbesondere aus folgenden Quellen:
- Von Betrieben zur Verfügung gestellte Informationen und Dokumente
- Von Antragsstellern und Leistungsbezügern zur Verfügung gestellte Informationen und Dokumente
- Website / Internet
- Daten von Dritten wie AHV-Ausgleichskassen, ZAS, IV, Suva, Pensionskassen, Arbeitslosenkassen.
- Bearbeitete Daten von Arbeitnehmenden
Über die einzelnen Arbeitnehmenden werden typischerweise folgende Angaben erhoben und von den VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, bearbeitet:
- Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Versicherungsnummer, Zahlungsverbindung, Tätigkeit, Position, Arbeitgeber, Anstellungs- bzw. Einsatzdaten
- Lohn, Entschädigung bzw. Prüfung von VRM-Abzügen auf Lohnabrechnungen und andere Informationen gemäss Regelung im GAV-VRM
- Jeweilige Arbeitgeber
- Abrechnung von Beiträgen bei den kantonalen Ausgleichskassen (IK-Auszug)
- Zugehörigkeit zu Betrieb oder Betriebsteil
- Leistungsansprüche gegenüber anderen Institutionen
- Gesundheitsdaten bei bestehenden oder bevorstehenden Leistungen aus 1. oder 2. Säule (z.B. IV-Dossier)
Kontrolltätigkeiten
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, führen verschiedene Kontrollen durch bzw. lässt diese durch Dritte vornehmen:
- Unterstellungskontrollen: Bei diesen Kontrollen wird geprüft, ob ein bestimmter Betrieb oder ein Betriebsteil in den Geltungsbereich des GAV-VRM fällt und er dementsprechend die betreffenden Bestimmungen einzuhalten hat.
- Arbeitgeberkontrollen: Bei diesen Kontrollen wird geprüft, ob die Arbeitgeber die Lohnsummen der Arbeitnehmenden korrekt gemeldet haben.
- Leistungsbezüger-Kontrollen: Bei diesen Kontrollen wird insbesondere geprüft, ob Leistungsbezüger Leistungsansprüche gegenüber anderen Institutionen bzw. Erwerbseinkommen korrekt deklariert haben.
Statistiken und Auswertungen
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, kann für ihre eigenen Zwecke, für die Zwecke der Sozialpartner bzw. Organe des GAV, Aufsichtsorgane, Behörden oder Öffentlichkeit statistische und andere Auswertungen der von ihr gesammelten Daten vornehmen und diese anonymisiert publizieren oder an interessierte Dritte weiterleiten. Personendaten werden keine publiziert.
Datenweitergabe an am Vollzug des GAV-VRM beteiligte Dritte
Die VRM-Stiftungen beauftragen teilweise Dritte mit der Datenbearbeitung und schliessen entsprechende Verträge mit diesen ab. In diesem Zusammenhang können die VRM-Stiftungen von ihr gesammelten Personendaten soweit zulässig an folgende Stellen weitergeben:
- Die Durchführungsstelle, VRM Services
- Den Gimafonds, die Paritätische Landeskommission im Schweizerischen Gebäudehüllengewerbe, die Familienausgleichskasse GEFAK Baselland
- Den InkassoPool in Zusammenhang mit dem Inkasso von Personalverleihern
- Externe Kontrolleure und Revisionsstellen, soweit für die Durchführung der Kontrollen/Revisionen erforderlich. Bei den mit der Durchführung der Kontrollen/Revisionen beauftragten Dritten handelt es sich insbesondere um auf solche Kontrollen/Revisionen spezialisierte Unternehmen.
- Den Paritätischen Verein Informationssystem Allianz Bau (ISAB).
- Ferner lassen die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, ihre Informatik teilweise von externen Dienstleistern betreiben.
Datenweitergabe an sonstige Dritte
Im Rahmen ihrer Tätigkeiten können die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, von ihr gesammelte Daten soweit zulässig an folgende Stellen weitergeben (die diese Daten eigenverantwortlich weiterverarbeiten):
- Gerichte im Rahmen von Prozessen
- Behörden (wie z.B. kantonale Arbeitsinspektorate, kantonale Tripartite Kommissionen, SECO), im Rahmen ihrer Melde- und Auskunftspflichten
- Den Betrieben selbst, jeweils auf sie und ihre Arbeitnehmenden bezogen, sowohl im Rahmen einer Online-Abfrage auf ISAB als auch im Rahmen der Akteneinsicht bzw. des Auskunftsrechts
- Mitarbeitende eines Betriebs, deren Daten im Rahmen einer Kontrolle erhoben wurden, mit Bezug auf das Ergebnis der Überprüfung ihrer Daten
- Vollzugsorgane anderer GAV, im Rahmen einer Online-Abfrage auf ISAB
- Gimafonds, in Zusammenhang mit der Unterstellung von Betrieben
- Online-Abfragende auf ISAB soweit es um die Frage der Unterstellung eines Betriebes unter einen GAV geht, jedoch keine weiterführenden Angaben und keine Personendaten von Arbeitnehmenden
- Weitere Stellen, soweit diese über eine genügende gesetzliche Grundlage verfügen (z.B. InkassoPool)
- Mit Support, Erstellung und Wartung beauftragte Informatik- und Technikunternehmen
Datensammlungen
Verzeichnis über Betriebe der VRM Gewerbe
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, führen ein Verzeichnis über alle Betriebe und Betriebsteile, die im Maler- und Gipsergewerbe oder im Gebäudehüllengewerbe im geographischen Zuständigkeitsbereich der VRM-Stiftungen tätig sind oder sein könnten. Dies dient der Kenntnis zur Unterstellung, der Einforderung von Beiträgen, Sanktionen und Kostenüberwälzungen und der Beurteilung von Leistungsanträgen. Weiter dient das Verzeichnis der Verwaltung der unterstellten Betriebe sowie der Berichterstattung an Behörden und Vollzugsorgane des GAV.
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, erheben, bearbeiten und archivieren in diesem Zusammenhang jegliche genannten Daten. Die Daten im Verzeichnis können aus amtlichen Registern und Behörden, Unterstellungsabklärungen, von Betrieben zugestellten weiteren Unterlagen, Verdachts- und anderen Meldungen, Kontrollen, Sanktionen, Kostenüberwälzungen, Zufallsfunden und direkten Nachfragen stammen. Alle Personendaten bleiben in der Schweiz gespeichert.
Portal ima-Lohnmeldetool
Die VRM-Stiftungen lizenzieren ein Portal, über welches Betriebe Lohnmeldungen vornehmen können. Entsprechend werden die dazu notwendigen Daten sowie zusätzliche vom Betrieb bzw. Portalnutzer des Betriebs eingegebene Daten gespeichert.
Informationssystem Allianz Bau (ISAB)
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, übermitteln Angaben zu VRM-Beitragszahlungen der einzelnen Betriebe an ISAB. Über dieses System können die betroffenen Betriebe, Organe anderer GAV, Behörden und weitere Personen online Zugang zu Unterstellungsinformationen der einzelnen Betriebe und allenfalls auch über die Einhaltung der anwendbaren GAV abrufen (GAV-Bescheinigungen). Jeder Betrieb wird von ISAB orientiert, wenn er in das Online-System aufgenommen wird und hat die Möglichkeit, eigene Bestreitungsvermerke und Kommentare festzuhalten. Angaben über Arbeitnehmer werden von den VRM-Stiftungen über dieses System nicht zugänglich gemacht.
Daten im Ausland
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, bearbeiten Personendaten grundsätzlich in der Schweiz. Die auf ISAB zugänglichen Informationen sind weltweit abrufbar.
Personendaten dürfen in andere Staaten bekanntgegeben bzw. exportiert werden, um sie dort zu bearbeiten oder bearbeiten zu lassen, sofern das dortige Recht nach Einschätzung des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder gemäss Beschluss des Schweizerischen Bundesrates einen angemessenen Datenschutz gewährleistet. Ist dies nicht der Fall, darf die Bekanntgabe nur erfolgen, wenn aus anderen Gründen ein geeigneter Datenschutz gewährleistet ist, beispielsweise durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen, auf Grundlage von Standarddatenschutzklauseln oder mit anderen geeigneten Garantien. Ausnahmsweise können Personendaten in Staaten ohne angemessenen oder geeigneten Datenschutz exportiert werden, wenn dafür die besonderen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind, beispielsweise die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen oder ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrages.
Datensicherheit
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, treffen geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um eine dem jeweiligen Risiko angemessene Datensicherheit zu gewährleisten.
Der Zugriff und die Daten auf von den VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, zur Verfügung gestellten Portalen werden durch angemessene Massnahmen (z.B. Zwei-Faktor-Authentifizierung) geschützt.
Die digitale Kommunikation unterliegt – wie grundsätzlich jede digitale Kommunikation – der anlasslosen und verdachtsunabhängigen Massenüberwachung sowie sonstiger Überwachung durch Sicherheitsbehörden in der Schweiz, im übrigen Europa, in den Vereinigten Staaten von Amerika (USA) und in anderen Staaten. Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, können keinen direkten Einfluss auf die entsprechende Bearbeitung von Personendaten durch Geheimdienste, Polizeistellen und andere Sicherheitsbehörden nehmen.
Die Sicherheit von Daten, welche via E-Mail, SMS oder sonstige Datenübermittlungssysteme über ungeschützte Datenströme erfolgen, können von den VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, nicht gewährt werden.
Website/Portal/Benachrichtigungen und Mitteilungen
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, können Webseiten und Portale unterhalten und versendet Benachrichtigungen und Mitteilungen per E-Mail und über andere Kommunikationskanäle wie beispielsweise Instant Messaging oder SMS. Dabei können nachstehende Daten erhoben werden:
Cookies
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, können Cookies verwenden. Bei Cookies – bei eigenen Cookies (First-Party-Cookies) wie auch bei Cookies von Dritten, deren Dienste die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, verwenden (Third-Party-Cookies) – handelt es sich um Daten, die im persönlichen Browser gespeichert werden. Solche gespeicherten Daten müssen nicht auf traditionelle Cookies in Textform beschränkt sein. Cookies der VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, können keine Programme ausführen oder Schadsoftware wie Trojaner und Viren übertragen.
Logdateien
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, können für jeden Zugriff auf ihre Website oder ein von ihr angebotenes Portal nachfolgende Angaben erfassen, sofern diese vom Browser an ihre Server-Infrastruktur übermittelt werden oder von ihrem Webserver ermittelt werden können: Datum und Zeit einschliesslich Zeitzone, Internet Protocol (IP)-Adresse, Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode), Betriebssystem einschliesslich Benutzeroberfläche und Version, Browser einschliesslich Sprache und Version, aufgerufene einzelne Unterseiten der Website einschliesslich übertragener Datenmenge, zuletzt im gleichen Browserfenster aufgerufene Webseite (Referer bzw. Referrer).
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, speichern solche Angaben, die auch Personendaten darstellen können, in Server-Logdateien. Die Angaben sind erforderlich, um die Website/ein Portal dauerhaft, nutzerfreundlich und zuverlässig bereitstellen sowie die Datensicherheit und damit insbesondere den Schutz von Personendaten sicherstellen zu können – auch durch Dritte oder mit Hilfe von Dritten.
Zählpixel
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, können Zählpixel auf ihrer Website verwenden. Zählpixel werden auch als Web-Beacons bezeichnet. Bei Zählpixeln – auch von Dritten, deren Dienste die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, verwenden – handelt es sich um kleine, üblicherweise nicht sichtbare Bilder, die beim Besuch der Website automatisch abgerufen werden. Mit Zählpixeln können die gleichen Angaben wie in Server-Logdateien erfasst werden.
Dienste von Dritten
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, können Dienste von Dritten verwenden, um ihre Aktivitäten und Tätigkeiten dauerhaft, nutzerfreundlich, sicher und zuverlässig ausüben zu können. Solche Dienste können auch dazu dienen, Inhalte in die Website der VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, einzubetten. Solche Dienste benötigen Ihre Internet Protocol (IP)-Adresse, da die entsprechenden Inhalte ansonsten nicht übermittelt werden können.
Für ihre eigenen sicherheitsrelevanten, statistischen und technischen Zwecke können Dritte, deren Dienste die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, verwenden, Daten im Zusammenhang mit ihren Aktivitäten und Tätigkeiten aggregieren, anonymisiert oder pseudonymisiert bearbeiten. Es handelt sich beispielsweise um Leistungs- oder Nutzungsdaten.
Digitale Infrastruktur
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, können Dienste von Dritten nutzen, um benötigte digitale Infrastruktur im Zusammenhang mit ihren Aktivitäten und Tätigkeiten in Anspruch nehmen zu können. Dazu zählen beispielsweise Hosting- und Speicherdienste von spezialisierten Anbietern.
Kommunikation, Audio- und Video-Konferenzen
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, verwenden Dienste von Dritten für die Kommunikation (E-Mail, SMS) sowie für Audio- und Video-Konferenzen. Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, können damit beispielsweise virtuelle Besprechungen oder Online-Unterricht und Webinare durchführen. Es gelten ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung jeweils auch die Bedingungen oder Datenschutzerklärungen der verwendeten Dienste.
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, verwenden insbesondere Microsoft Teams: Plattform unter anderem für Audio- und Video-Konferenzen; Anbieterinnen: Microsoft Corporation (USA) / Microsoft Ireland Operations Limited (Irland) für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), in Grossbritannien und in der Schweiz; Angaben zum Datenschutz: «Datenschutz» («Microsoft Trust Center»), Datenschutzerklärung, «Datenschutz bei Microsoft», «Datenschutz und Microsoft Teams».
Kontaktangaben bei Fragen und Anliegen zum Datenschutz
Jede/r Arbeitnehmende, jeder Betrieb und jede sonst betroffene Person kann im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts Einsicht in die sie betreffenden Personendaten nehmen und bei Bedarf deren Berichtigung oder die Anbringung eines Bestreitungsvermerks verlangen. Auch die Löschung und Sperrung der Weitergabe kann grundsätzlich im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts verlangt werden, jedoch ist zu beachten, dass die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, einem solchen Wunsch je nach Situation gestützt auf ihre gesetzlichen Pflichten oder überwiegenden eigenen Interessen nicht nachkommen können. Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, werden im Falle von solchen Ersuchen die Identität der betroffenen Person überprüfen müssen, z.B. anhand einer Ausweiskopie. Auskunftsersuchen können auch elektronisch per E-Mail beantwortet werden.
Fragen und Anliegen zum Datenschutz, einschliesslich Auskunfts-, Berichtigungs- und anderen Ersuchen, sind direkt an die Geschäftsführung der VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, zu richten (Kontaktdaten unter Ziff. 1).
Die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, unterstehen der Aufsicht des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch).
Betroffene Personen, deren Personendaten die VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, bearbeiten, verfügen über ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde. Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).
Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf jederzeit angepasst und ergänzt werden. Auf der Website der VRM-Stiftungen, resp. VRM Services, sind die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung eingestellt.